2022- 2023

Markmið stjórnar Íslenska safnaðarins í Noregi er að stjórna daglegum rekstri safnaðarins og gæta hags safnaðarmeðlima. Stjórninni ber að leita eftir nýjum sóknarfærum og möguleikum á að hagræða í rekstrinum á hverjum tíma.

Stjórnin er æðsta vald safnaðarins á milli aðalfunda og ber ætíð að fara að samþykktum aðalfundar svo lengi sem það brýtur ekki í bága við lög og reglur safnaðarins eða landsins.

Stjórn, prestur og aðrir starfsmenn safnaðarins skulu vinna saman að velferð safnaðarins.

Verkaskipting

Stjórnin samanstendur af fimm aðalstjórnarmönnum og fimm varamönnum. Af aðalstjórnarmönnum er valinn formaður, varaformaður, gjaldkeri, ritari og meðstjórnandi. Eðlilegt telst að allir stjórnarmenn sem færi hafa á mæti á boðaða stjórnarfundi og taki virkan þátt í þeim. Hver aðalstjórnarmaður hefur eitt atkvæði á stjórnarfundi. Ef einn eða tveir aðalstjórnarmanna geta ekki setið fundinn getur varastjórnarmeðlimur leyst þá af hólmi og greitt atkvæði í þeirra stað, í þeirri röð sem þeir eru settir.

Öllum sem sitja í stjórn ber að skrifa undir trúnaðareið og skila inn sakavottorði.

Stjórn er tryggð hjá IF forsikring (styreansvar) og Knif (starfsmannatrygging).

Formaður

Formaður er aðalumsjónarmaður stjórnarinnar. Hann safnar saman erindum til stjórnar og kallar til stjórnarfundar að öllu jöfnu fyrsta miðvikudag hvers mánaðar þar sem stjórn hittist eða á netfundi. Vinnufundur er boðaður af formanni eftir þörfum. Stjórn skal leitast við að hittast að lágmarki tvisvar sinnum á ári.

Formaður stjórnar umræðum á stjórnarfundum og kallar til atkvæða sé þess þörf.

Formaður er ábyrgur fyrir rekstri safnaðarins á milli stjórnarfunda og starfar í umboði stjórnar, en skal samt sem áður ráðfæra sig við minnst einn stjórnarmann við allar ákvarðanir teknar á milli stjórnarfunda.

Ef formaður getur ekki setið stjórnarfund, eða fellur frá stjórninni af einhverjum ástæðum tekur varaformaður hans stað.

Varaformaður

Varaformaður er staðgengill formanns og þarf að vera vel upplýstur um hans störf. Varaformaður getur einnig tekið að sér ýmis sérverkefni sem þarf að leysa á hverjum tíma

Gjaldkeri

Gjaldkeri hefur yfirumsjón með fjármunum safnaðarins og nauðsynlega skýrslugerð og skil sem að þeim lýtur. Gjaldkeri vinnur ásamt stjórninni að fjárhagsáætlun fyrir hvert næstkomandi almanaksár og fylgist með að áætluninni sé fylgt eins vel og kostur er á.

Gjaldkeri skilar ársfjórðungsskýrslu til stjórnar um stöðu fjárhags safnaðarins.

Gjaldkeri er sá eini sem getur samþykkt greiðslu út af reikningum safnaðarins.

Gjaldkeri er í samstarfi við korthafa safnaðarins, bókhaldsfyrirtæki og endurskoðanda.

Ritari

Ritari ber ábyrgð á að fundargerðir séu ritaðar, skjalaðar og birtar á heimasíðu. Ritari sendir fundargerðir  á milli allra stjórnarmanna til yfirlestrar sem þeir þá geta gert athugasemd við ef nauðsynlegt er. Ef engar athugasemdir berast innan 7 daga telst fundargerð samþykkt og þarf ekki að taka hana upp til umræðu á stjórnarfundi.

Ritari ber ábyrgð á að verkefnaskrá sé uppfærð og það sé til skrá yfir samþykktir á stjórnarfundum.

Ritara er heimilt að láta aðra sjá um ritun fundargerðar og eftirfylgd hennar.

Meðstjórnandi

Meðstjórnandi tekur að sér sérverkefni eftir þörfum og aðstoðar aðra stjórnarmenn við þeirra verk.

Önnur hlutverk 

Formaður Ólafíusjóðs

Formaður Ólafíusjóðs er skipaður af stjórn safnaðarins og leiðir Ólafíusjóð á milli aðalfunda ásamt kjörinni stjórn sjóðsins. Formaður sjóðsins er tengiliður við stjórn safnaðarins og sér um að upplýsa stjórn um málefni Ólafíusjóðs sem snúa að söfnuði. Ólafíusjóður er þót sjálfstæð eining.

Formaður Ólafíusjóðs 2022-2023 er: Steinunn Þórðardóttir

Persónuverndarfulltrúi safnaðarins

Persónuverndarfulltrúi er meðlimur í stjórn er ábyrgur fyrir því að persónuverndarstefnu er fylgt eftir. Persónuverndar- fulltrúi skal taka á móti kvörtunum hvað varðar persónuvernd. Persónuverndarfulltrúi er einnig ábyrgur fyrir að allir aðilar sem vinna fyrir söfnuðinn skili inn tilheyrandi trúnaðareið.

Persónuverndarfulltrúi 2022-2023 er: Guðjón Andri Rabbevåg Reynisson.

Ábyrgðaraðili fasteigna

Ábyrgðaraðili fasteigna sér um eftirfylgni mála er lúta að fasteignum safnaðarins.

Ábyrgðaraðilinn skal einnig halda fasteignamöppu/skrá yfir allar fasteignir, eina fyrir hverja fasteign og skal þær upplýsingar vera uppfærðar jafnóðum.

Ábyrgðaraðili fasteigna sér um að sækja tilboð í öll þau verkefni sem þarf að vinna við fasteignir safnaðarins.

Ábyrgðaraðili fasteigna 2022-2023 er: Björn Hallbeck

Ábyrgðaraðili útgáfu

Ábyrgðaraðili útgáfu skal fylgja eftir útgáfu svo sem fréttabréfs og greinum á vef í samræmi við ákvarðanir stjórnar um það. Aðilinn ber ábyrgð á allri útgáfu og skal gefa loka samþykki fyrir útgáfu bréfsins.

Ábyrgðaraðili fréttabréfs 2022-2023 er: Hjörleifur Valsson

Starfsmannahald

Fulltrúar úr stjórn sinna eftirfylgd starfsmannamála svo sem starfsmannaviðtöl, launaviðtöl, lífeyrismál og anna sem til fellur.

Starfsmannafulltrúar 2022-2023 eru: Elín Soffía Pilkington og Hjörleifur Valsson.

Trúnaðarmaður

Starfsmenn geta leitað til trúnaðarmanns með trúnaðarmál sem eru þá einungis á milli hans og starfsmanns og getur hann tekið það nafnlaust áfram ef þörf þykir.

Trúnaðarmaður 2022-2023 er: Inga Harðardóttir

Varastjórn

Skal vera boðuð til fjögurra stjórnarfunda, þar af tveggja þegar stjórn hittist.

Samþykktar fundargerðir skulu sendar til varastjórnar í tölvupósti.

Varastjórn getur tekið að sér ýmis verkefni á vegum stjórnar.

Öllum sem taka að sér hlutverk á vegum stjórnar ber að skrifa undir trúnaðareið og skila inn sakarvottorði/málaskrá.

Starfsfólk safnaðarins

Innan safnaðarins finnast nokkrar stöður. Það skal finnast starfslýsing fyrir allar stöður hjá söfnuðinum.

Allt starfsfólk safnaðarins er tryggt samkvæmt lögbundnum tryggingum.

Allt starfsfólk með meira en 20% stöðu er einnig með sértryggingar örorku-, slysa- og ferðatryggingu.

Allt starfsfólk sem fær greiðslur frá söfnuðinum skal hafa lögbundinn lífeyri.

Öllu starfsfólki ber að skrifa undir trúnaðareið og skila inn sakavottorði.

Stjórnarfundir

Stjórnarfundir eru mánaðarlega fyrsta miðviukudag hvers mánaðar klukkan 20:00. Fundir eru að öllu jöfnu haldnir á Teams en æskilegt er að stjórn hittist tvisvar til fjórum sinnum á ári.

Boða skal til stjórnarfundar með að minnsta kosti einnar viku fyrirvara. Formaður sendir í aðdraganda fundar dagskrá með tölvupósti. Hafi stjórnarmenn eða aðrir erindi til stjórnar skulu þau helst send á stjorn@kirkjan.no.

Stjórnarmönnum ber eins fljótt og auðið er að tilkynna forföll sjái þeir sér ekki fært að mæta. Stjórn getur óskað eftir að stjórnarmaður víki af fundi ef þörf þykir.

Prestur tekur þátt í stjórnafundi og getur tjáð sig um málefni til umræðu en hefur ekki atkvæðisrétt. Prestur skal senda inn sín erindi sem þarf að taka upp á fundi eins og stjórnarmenn (sjá að ofan), einnig skal prestur flytja munnlega skýrslu um starf frá síðasta stjórnarfundi. Stjórn getur óskað eftir að prestur víki af fundi ef þörf þykir.

Skrifstofustjóri skal sitja stjórnarfundi og sér um fundarritun og skráningu samþykkta og verkefna. Skrifstofustjóri hefur ekki atkvæðisrétt en getur tjáð sig um málefni til umræðu. Stjórn getur óskað eftir að skrifstofustjóri víki af fundi ef þörf þykir.

Til að stjórnarfundur teljist löglegur verður hann að vera tilkynntur með ofangreindum hætti og að minnsta kosti þrír aðalstjórnarmenn sitji hann.
Ef stjórnarmaður boðar forföll má boða varamann í hans stað ef þörf þykir.

Stjórnin getur gert einn eða fleiri stjórnarmenn ábyrga fyrir ákveðnu verkefni, svo fremi sem sá stjórnarmaður eða stjórnarmenn séu því samþykkir. Ef um lítið verkefni er að ræða getur stjórnin ákveðið að hún þurfi ekki að hafa frekari afskipti af málinu.

Til að tryggja vinnulag og afköst stjórnarfunda þá er fast form fyrir stjórnarfundina, mikilvægt er að hlúa að öllum þáttum starfsins sem einnig auðveldar líka fundargerð og annað í starfi stjórnar.

Einu sinni í mánuði hittist stjórn á fundi, aðaltakmark þess fundar er að halda verkefnum gangandi samkvæmt verkefnaskrá og fylgja eftir safnaðarstarfi og öðrum rekstri safnaðarins eftir þörfum.
Föst dagskrá hvers stjórnarfundar:

  1. Samþykkja fundargerð síðasta fundar – ritari.
  2. Liðnir viðburðir og dagskrá framundan kynnt – Inga, Pálína og Rebekka.
  3. Yfirlit fjármála – gjaldkeri.
  4. Stjórnarmenn gera grein fyrir stöðu verkefna.
  5. Samþykktir
  6. Önnur mál sem eru send inn til stjórnar.

Vinnufundur stjórnar

Vinnufundur fer fram þriðja miðvikudag í mánuði kl. 20.00

Sérverkefni stjórnar

Starfsmannamál

Önnur aðkallandi mál

1. Fundargerð:

Fundargerð skal vera ritun á því sem gerist á stjórnarfundi og allar ákvarðanir stjórnar skulu koma þar fram nema það stangist á við persónuverndarlög (starfsmannamál t.d.) en þá skal vera sér afrit af fundargerð með þeim upplýsingum sem er geymd á lokuðu svæði stjórnar.

Til að auðvelda fundargerð þá getur stjórn nýtt sér Teams og að fundir séu teknir upp og fundargerð vísi til upptöku, allir fundarmenn verða þó að samþykkja upptöku. Birt fundargerð skal innihalda nægjanlegar upplýsingar um hvað hefur verið tekið fyrir á fundi stjórnar.

Fundargerð skal vera auðskilin og skýr yfirlestrar fyrir alla safnaðarmeðlimi.

Ritari stjórnar er ábyrgur fyrir fundarritun, ef ritari er ekki til staðar á fundi stjórnar þá er varaformaður ábyrgur fyrir ritun, ef varaformaður er ekki til staðar fellur þá það á formann að tryggja að fundarritun sé framkvæmd.

Fundaritari þarf að senda út drög að fundargerð sem fyrst eftir stjórnarfund á stjórnarmenn sem voru til staðar. Ef stjórnarmaður hefur athugasemd við fundargerð  getur hann skráð það inn í skjalið sem liggur á sameiginlega svæði.

Ef um einfalda leiðréttingu er að ræða (ritvillu) þá leiðréttir fundarritari það, ef um túlkunaratriði er að ræða þá skal reyna að leysa það með samskiptum á milli stjórnarmanna fyrir næsta stjórnarfund svo að fundargerð sé tilbúin til samþykktar á næsta fundi stjórnar.

Stjórn samþykkir fundargerð síðasta fundar síns í upphafi hvers stjórnarfundar. Séu óleystar athugasemdir þegar fundur hefst skal það vera fyrsta mál á dagskrá fundarins að leysa þær og uppfæra og samþykkja þá fundargerð.

Fundarritari ber ábyrgð á því að fundargerð sé birt á heimasíðu safnaðarins.

2. Fara yfir stöðu fjármála:

Gjaldkeri kynnir stöðu fjármála safnaðarins og hvort hún sé innan ramma fjárhagsáætlunar.

Gjaldkeri skal vera fær um að svara fyrirspurnum vegna fjármála safnaðar á stjórnarfundum.

Aukafundur stjórnar

Þurfi stjórn þarf að kalla til auka fundar skal vera til þess rík ástæða og fundarefni skýrt áður en til þess fundar er kallað.

Fjárhagsrammar stjórnar

Engum innan stjórnar er heimilt að úthluta fjármagni umfram fasta fjárhagsramma stjórnar milli stjórnarfunda.

Allar samþykktir skulu tilkynntar gjaldkera skriflega og færðar í fundargerð.

Eins og er tekið fram að ofan þá er gjaldkeri sá eini sem getur greitt beint út af reikningi safnaðarins.

Greiðslur með persónulegum kreditkortum geta starfsmaður og prestur gert ásamt gjaldkera.
Greiðslum sem er ekki fylgir kvittun og/eða skýring á frá kreditkorti er dreginn frá launum viðkomandi starfsmanns. Ef kvittun kemur síðar fram er það þá endurgreitt til starfsmanns. Handhafi korts er ábyrgur fyrir notkun og innsendingu kvittana með skýringu.

Misnotkun á kortum telst alvarlegt brot í starfi og getur leitt til uppsagnar starfsmanna eða ósk um að stjórnarmaður víki.

Greiðsla fyrir stjórnarsetu

Viðmiðunarstuðull vegna vinnu og vinnutaps er 250 NKR pr. tíma, önnur útgjöld greiðast samkvæmt opinberum töxtum.

  • Fyrir hvern stjórnarfundi greiðast 1800 NKR.
  • Fyrir störf sem stjórnarmanni er falið að vinna, er greitt fyrir vinnutap og kostnað.
  • Fyrir sérverkefni er greitt fyrir vinnu per tíma eftir samþykktum.
  • Áætluð vinna gjaldkera vegna eftirlit bókhalds er 100 tímar á ári og greiðist eftir aðalfund.
  • Áætluð vinna formanns er 100 tímar á ári og greiðist eftir aðalfund.
  • Formaður hefur til afnota tölvu og fær greiddan símakostnað.
  • Ritari og gjaldkeri hafa til afnota tölvu.

Ferðakostnaður og dagpeningar skulu uppfærðir og eru greiddir samkvæmt reglum Norska ríkisins.

Samþykktir taxtar af stjórn

Leitast skal við að greiða því fólki, listamönnum og öðrum sem fyrir okkur starfa eftir taxta.

Gerðir eru sérstakir samstarfsamningar við Íslendingafélögin og Kórana sem með okkur starfa.

Verkfæri stjórnar

Aðalverkfæri stjórnar er Office 365 og verkfæri innan Office 365. Fjárhagskerfi er PowerOffice GO og því fylgir snjallforrit sem stjórn og allir starfsmenn nýta til að senda inn kvittanir, tíma og ferðareikninga.

Söfnuðurinn hefur einnig aðgang að Adobe forritum til vinnslu á myndefni og ýmsu öðru.

Öll skjöl skulu vistuð þannig að þau séu aðgengileg og breytanleg óháð stýrikerfi.

Öll skjöl skulu vera vistuð innan Office 365 (Teams) / Azure kerfi safnaðarins.

Engin skjöl skulu vera vistuð á persónulegum tölvum/svæðum.

Samstarf við aðra aðila

Samstarf við Íslensku söfnuðina í Skandinavíu

Söfnuðurinn hefur fast samstarf við hina íslensku söfnuðina í Skandinavíu um fermingarfræðslu, námskeið, ungmennahitting, sumarbúðir og leiðtogaþjálfun.

Söfnuðurinn sækir árlega um jöfnunarstyrk til íslensku þjóðkirkjunnar sem er nýttur til samstarfsins til að standa straum af ýmsum kostnaði.

NKR

Söfnuðurinn er meðlimur í Norges Kristne Råd.

Sóknarprestur situr í nefndum hjá NKR fyrir hönd safnaðarins.

Sænska og Finnska kirkjan

Samnorræn messa er haldin einu sinni á ári

Fastir reglulegir fundir presta.

Söfnuðurinn og ofannefndar kirkjur standa saman í málaferlum gegn Barne- og familiedepartementet, sem kostað er af Sivilombudsmannen, eftir að hafa verið svipt sóknargjöldum og gert að nýskrá alla meðlimi.

Söfnuðurinn hefur komist að samkomulagi við Sænsku kirkjuna um afnot að Margaretakyrken i Oslo fyrir guðsþjónustur og aðra viðburði.

Nordberg sókn

Nordbergkirkja  er aðgengileg fyrir söfnuðinn eftir samkomulagi.

Þar hefur árlega verið samstarf um alþjóðlega messu.

Íslenskir prestar í Noregi (Skandinavíu)

Söfnuðurinn hefur áður haldið samstarfsfundi með íslenskum prestum og stefnir að því að endurvekja þá.

Sendiráð Íslands í Noregi

Samstarfið er óformlegt en stefnt er að því að koma því í fastari skorður.

Tengiliður okkar í sendiráðinu er Karí Jónsdóttir

Íslendingafélög

Leitast hefur verið við að hefja samstarf við Íslendingafélög víðsvegar um Noreg. Söfnuðurinn býður upp á styrki við þau félög sem vilja samstarf. Annarsvegar er það styrkur fyrir 17. júní hátíðarhöld og hinsvegar fyrir barna- og unglingastarf. Eins hefur söfnuðurinn falast eftir að félögin komi að því að sjá um messukaffi og fái greitt fyrir það. Söfnuðurinn hefur einnig flutt inn og gefið íslenskt jólanammi fyrir jólaböll íslendingafélaganna.

Samþykktir lögaðilar sem stjórn hefur valið sér til samstarfs

Lögfræðingur: Anna Guðný Júlíusdóttir (Advokat Anna Juliusdottir AS)

Löggildur bókari: Aketo AS (Jørn Krognes)

Löggildur endurskoðandi: Glommen Revisor AS, Jens Berger.