2023-2024

Stjórn Íslensku Kirkjunnar í Noregi hefur yfirumsjón með rekstri safnaðarins og gætir hagsmuna safnaðar-meðlima og starfsmanna.  

Stjórnin er æðsta vald safnaðarins á milli aðalfunda og ber ætíð að fara að samþykktum aðalfundar svo lengi sem það brýtur ekki í bága við lög og reglur safnaðarins eða landsins.  

Verkaskipting  

Stjórnin samanstendur af fimm aðalstjórnarmönnum og þremur varamönnum. Af aðalstjórnarmönnum  er valinn formaður, varaformaður, gjaldkeri, ritari og meðstjórnandi. Æskilegt er að allir stjórnarmenn sem tök hafa á mæti á boðaða stjórnarfundi og taki virkan þátt í þeim. Hver aðalstjórnarmaður hefur eitt atkvæði á stjórnarfundi. Ef einn eða tveir aðalstjórnarmanna geta ekki setið fundinn getur varastjórnarmeðlimur leyst þá af hólmi og greitt atkvæði í þeirra stað, í þeirri röð sem þeir eru kjörnir.  

FORMAÐUR  

Formaður er aðalumsjónarmaður stjórnarinnar. Hann safnar saman erindum til stjórnar og kallar til stjórnarfundar að öllu jöfnu fyrsta miðvikudag hvers  mánaðar. Vinnufundur er boðaður af formanni eftir þörfum.   

Formaður stjórnar umræðum á stjórnarfundum og kallar til atkvæða sé þess þörf.   

Formaður er ábyrgur fyrir rekstri safnaðarins á milli stjórnarfunda og starfar í umboði stjórnar, en skal samt sem áður ráðfæra sig við minnst tvo stjórnarmenn við allar ákvarðanir teknar á milli stjórnarfunda.  

Ef formaður getur ekki setið stjórnarfund tekur varaformaður hans stað.  

VARAFORMAÐUR  

Varaformaður er staðgengill formanns og þarf að vera vel upplýstur um hans störf. Varaformaður getur einnig  tekið að sér ýmis sérverkefni.  

GJALDKERI  

Gjaldkeri hefur eftirlit með fjármunum safnaðarins og skýrslugerð sem að þeim lýtur. Gjaldkeri fylgir eftir gerð fjárhagsáætlunar fyrir hvert næstkomandi almanaksár og tryggir að  áætluninni sé fylgt eftir.  

Einungis gjaldkeri og sóknarprestur /daglig leder geta samþykkt greiðslur út af reikningum safnaðarins.  

Gjaldkeri skilar yfirliti um stöðu fjármála á stjórnarfundum.  

RITARI  

Ritari ber ábyrgð á að fundargerðir séu ritaðar og vistaðar, og að þær séu sendar til stjórnarmanna til yfirlestrar og athugasemda.   

Ritari ber ábyrgð á að verkefnaskrá sé uppfærð og það sé til skrá yfir samþykktir á stjórnarfundum.  

Ritara er heimilt að láta aðra sjá um ritun fundargerðar reynist þess þörf.  

MEÐSTJÓRNANDI  

Meðstjórnandi tekur virkan þátt í stjórnarstörfum jafnt við aðra stjórnarmeðlimi.  

  

  

Önnur hlutverk   

ÓLAFÍUSJÓÐUR  

Ólafíusjóður er styrktarsjóður Íslensku Kirkjunnar í Noregi. Formaður Ólafíusjóðs er skipaður af stjórn  kirkjunnar og leiðir Ólafíusjóð á milli aðalfunda ásamt kjörinni stjórn sjóðsins. Formaður sjóðsins er jafnframt tengiliður við stjórn kirkjunnar.  

Formaður Ólafíusjóðs 2023-2024 er: Steinunn Þórðardóttir  

PERSÓNUVERNDARFULLTRÚI KIRKJUNNAR  

Persónuverndarfulltrúi er meðlimur í stjórn og ábyrgur fyrir því að persónuverndarstefnu sé fylgt eftir.  Persónuverndarfulltrúi skal taka á móti ábendingum er varða persónuvernd.   

Persónuverndarfulltrúi 2023-2024 er: Guðjón Andri Rabbevåg Reynisson.  

ÁBYRGÐARAÐILI FASTEIGNA  

Ábyrgðaraðili fasteigna hefur umsjón með fasteignum kirkjunnar.  

Ábyrgðaraðilinn skal einnig halda uppfærðri skrá yfir allar fasteignir.  

Ábyrgðaraðili fasteigna sér um að óska eftir tilboðum í verkefni sem þarf að vinna við fasteignir.  

Ábyrgðaraðili fasteigna 2023-2024 er: Björn Hallbeck  

ÁBYRGÐARAÐILI ÚTGÁFU  

Ábyrgðaraðili útgáfu skal ritstýra greinum á vef kirkjunnar í samræmi við ákvarðanir stjórnar og ber ábyrgð á hvernig slíkar greinar skuli birtar.  

Ábyrgðaraðili útgáfu 2023-2024 er: Hjörleifur Valsson  

STARFSMANNAHALD  

Fulltrúar úr stjórn sinna starfsmannamálum svo sem starfsmanna- og launaviðtölum, lífeyrismálum og öðru því tengdu.   

Þeir hafa einnig umsjón með að starfsfólk og stjórnarmeðlimir skili trúnaðareið og sakavottorði.  

Starfsmannafulltrúi 2023-2024 er:  Hjörleifur Valsson.  

TRÚNAÐARMAÐUR  

Trúnaðarmaður kirkjunnar er sóknarprestur sr. Inga Harðardóttir  

VARASTJÓRN  

Varastjórn er boðuð til stjórnarfunda.   

Varastjórn getur einnig tekið að sér ýmis verkefni á vegum stjórnar.  

  

  

Starfsfólk safnaðarins  

Allt starfsmannahald kirkjunnar lýtur norskum lögum.  

Stjórn og starfsfólki ber að skrifa undir trúnaðareið og skila inn sakavottorði.  

Stjórn og starfsfólk er tryggt  hjá viðurkenndum tryggingastofnunum (styreansvar og starfsmannatrygging).  

  

Stjórnarfundir  

Stjórnarfundir eru mánaðarlega fyrsta miðvikudag hvers mánaðar klukkan 20:00. Fundir eru að öllu jöfnu  haldnir á Teams en æskilegt er að stjórn hittist tvisvar til fjórum sinnum á ári.  

Boða skal til stjórnarfundar með að minnsta kosti einnar viku fyrirvara. Formaður sendir í aðdraganda fundar  dagskrá með tölvupósti. Hafi stjórnarmenn eða aðrir erindi til stjórnar skulu þau helst send á stjorn@kirkjan.no.  

Stjórnarmönnum ber eins fljótt og auðið er að tilkynna forföll sjái þeir sér ekki fært að mæta. Stjórn getur óskað eftir að stjórnarmaður víki af fundi ef þörf þykir.  

Prestur situr stjórnafundi og getur tjáð sig um málefni en hefur ekki atkvæðisrétt. Prestur sendir inn sín erindi eins og stjórnarmenn (sjá að ofan). Einnig  flytur prestur skýrslu úr kirkjustarfinu frá síðasta stjórnarfundi. Stjórn getur óskað eftir að prestur víki af fundi ef þörf þykir.  

Skrifstofustjóri skal sitja stjórnarfundi. Skrifstofustjóri hefur ekki atkvæðisrétt en getur tjáð sig um málefni. Stjórn getur óskað eftir að skrifstofustjóri víki af fundi ef þörf þykir.  

Til að stjórnarfundur teljist löglegur verður hann að vera tilkynntur með ofangreindum hætti og að minnsta  kosti þrír aðalstjórnarmenn sitji hann.  
Ef stjórnarmaður boðar forföll skal boða varamann í hans stað.  

Dagskrá stjórnarfunda:  

1.     Samþykkja fundargerð síðasta fundar – ritari.  

2.     Liðnir viðburðir og dagskrá framundan kynnt   

3.     Yfirlit fjármála – gjaldkeri.  

4.     Stjórnarmenn gera grein fyrir stöðu verkefna.  

5.     Samþykktir  

6.     Önnur mál   

  

VINNUFUNDUR STJÓRNAR  

Vinnufundir eru haldnir eftir þörfum.  

  

1. FUNDARGERÐ:  

Í fundargerð skulu allar ákvarðanir stjórnar koma fram, svo fremi það stangist ekki á við persónuverndarlög (t.d. starfsmannamál), en þá skal sér afrit af fundargerð með þeim upplýsingum  geymd á lokuðu svæði stjórnar.  

Til að auðvelda fundargerð þá getur stjórn nýtt sér Teams og að fundir séu teknir upp og fundargerð vísi til  upptöku. Allir fundarmenn verða þó að samþykkja upptöku. Fundargerð skal vera auðskilin og skýr.  

Fundarritari sendir til stjórnarmanna drög að fundargerð sem fyrst eftir stjórnarfund. Ef stjórnarmaður hefur athugasemd við fundargerð  getur hann skráð það inn í skjalið.   

Ef um túlkunaratriði er að ræða þá skal reyna að leysa það með samskiptum á milli stjórnarmanna fyrir næsta stjórnarfund svo að fundargerð sé tilbúin til samþykktar á næsta fundi stjórnar.   

Stjórn samþykkir fundargerð síðasta fundar í upphafi hvers stjórnarfundar. Séu óleystar athugasemdir þegar  fundur hefst skal það vera fyrsta mál á dagskrá fundarins að leysa þær og uppfæra, og samþykkja þá  fundargerð.  

2. STAÐA FJÁRMÁLA:  

Gjaldkeri kynnir stöðu fjármála safnaðarins og hvort hún sé innan ramma fjárhagsáætlunar.  

Gjaldkeri skal vera fær um að svara fyrirspurnum vegna fjármála safnaðar á stjórnarfundum.  

  

Fjárhagsrammar stjórnar  

Engum innan stjórnar er heimilt að úthluta fjármagni umfram fasta fjárhagsramma stjórnar milli stjórnarfunda.   

Stjórnarmönnum ber að tilkynna gjaldkera um tímavinnu.  

Allar samþykktir skulu tilkynntar gjaldkera skriflega og færðar í fundargerð.  

Greiðslur með persónulegum kreditkortum geta starfsmenn og prestur gert ásamt gjaldkera.  
Greiðslum sem ekki fylgir kvittun og/eða skýring á frá kreditkorti er dreginn frá launum viðkomandi starfsmanns. Ef kvittun kemur síðar fram er það þá endurgreitt til starfsmanns. Handhafi korts er ábyrgur fyrir notkun og  innsendingu kvittana með skýringu.  

Misnotkun á kortum telst alvarlegt brot í starfi og getur leitt til uppsagnar starfsmanna eða ósk um að stjórnarmaður víki.  

GREIÐSLA FYRIR STJÓRNARSETU  

Viðmiðunarstuðull vegna vinnu og vinnutaps er 250 NOK pr. tíma, önnur útgjöld greiðast samkvæmt opinberum töxtum.  

       Fyrir hvern stjórnarfund greiðast 1800 NOK.  

       Fyrir störf sem stjórnarmanni er falið að vinna, er greitt fyrir vinnutap og kostnað.  

       Fyrir sérverkefni er greitt fyrir vinnu per tíma eftir samþykktum.  

       Áætluð vinna gjaldkera vegna eftirlit bókhalds er 100 tímar á ári og greiðist eftir aðalfund.  

       Áætluð vinna formanns er 100 tímar á ári og greiðist eftir aðalfund.  

       Formaður, ritari og gjaldkeri hafa til afnota tölvu.  

Ferðakostnaður og dagpeningar skulu uppfærðir og eru greiddir samkvæmt reglum Norska ríkisins.  

SAMÞYKKTIR TAXTAR AF STJÓRN  

Leitast skal við að greiða því fólki, listamönnum og öðrum sem fyrir okkur starfa eftir taxta.   

Gerðir eru sérstakir samstarfsamningar við Íslendingafélögin og Kórana sem með okkur starfa.  

Verkfæri stjórnar  

Aðalverkfæri stjórnar er Office 365 og verkfæri innan Office 365. Fjárhagskerfi er Tripletex og því fylgir snjallforrit sem stjórn og allir starfsmenn nýta til að senda inn  kvittanir og ferðareikninga.  

Kirkjan hefur einnig aðgang að Adobe forritum.  

Öll skjöl skulu vistuð þannig að þau séu aðgengileg og breytanleg óháð stýrikerfi.  

Öll skjöl skulu vera vistuð innan Office 365 (Teams).  

Engin skjöl skulu vistuð á persónulegum tölvum/svæðum.  

Ekki skal vista persónleg gögn á svæðum kirkjunnar.  

Samstarf við aðra aðila  

SAMSTARF VIÐ ÍSLENSKU SÖFNUÐINA Í SKANDINAVÍU  

Kirkjan er í samstarfi við hina íslensku söfnuðina í Skandinavíu um fermingarfræðslu, námskeið, ungmennastarf, sumarbúðir og leiðtogaþjálfun.  

Söfnuðurinn sækir árlega um jöfnunarstyrk til íslensku þjóðkirkjunnar sem er nýttur til samstarfsins til að  standa straum af ýmsum kostnaði.  

SAMSTARF VIÐ AÐRAR KIRKJUR  

Söfnuðurinn starfar einnig með öðrum alþjóðlegum kirkjum í Noregi og tekur þátt í helgihaldi og ýmsum  uppákomum á þeim vettvangi.  

NORGES KRISTNE RÅD (NKR)  

Kirkjan er meðlimur í Norges Kristne Råd.  

Sóknarprestur situr í nefndum hjá NKR fyrir hönd safnaðarins.  

ÍSLENSKIR PRESTAR Í NOREGI (SKANDINAVÍU)  

Fjöldi íslenskra presta starfa í Noregi, og leitast kirkjan við að nýta þeirra þjónustu þegar þörf þykir.  

SENDIRÁÐ ÍSLANDS Í NOREGI  

Kirkjan á í góðu samstarfi við Sendiráð Íslands í Noregi og leggur áherslu á að styrkja þau bönd.   

ÍSLENDINGAFÉLÖG OG AÐRIR HÓPAR  

Áhersla er lögð á að styrkja tengsl við Íslendingafélög víðsvegar um Noreg. Kirkjan styrkir jafnan þau félög sem vilja samstarf. Annarsvegar er það styrkur fyrir 17. júní hátíðarhöld og hinsvegar fyrir barna- og unglingastarf. Eins hefur söfnuðurinn falast eftir að félögin komi að því að sjá um messukaffi og fái greitt fyrir það.  Söfnuðurinn hefur einnig flutt inn og gefið íslenskt jólanammi fyrir jólaböll íslendingafélaganna.  

SAMÞYKKTIR LÖGAÐILAR SEM STJÓRN HEFUR VALIÐ SÉR TIL SAMSTARFS  

Bókhaldsfyrirtæki: Knif Regnskap  

Löggildur endurskoðandi: As Revisjon, Jon Inge Solberg.  

Lögfræðileg ráðgjöf: Anna Guðný Júlíusdóttir (Advokat Anna Juliusdottir AS)